重大活动档案管理调研报告

池州政讯

关于我市重大活动档案管理现状的调查报告

市 档 案 局

（2011年6月）

重大活动档案是指在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、音像、电子文件、标志性实物等不同载体形式的历史记录。重大活动主要包括党和国家及省部级以上领导人在本市的公务活动，市主要领导的重大公务活动，全市有重大影响的政治、经济、科技、文化、旅游、宗教等活动。记载重大活动过程的档案具有其它档案无可比拟的重要保存价值和查考利用价值，它是全市政治、经济、社会、文化和党的建设中难得的特殊参考史料。为加强对我市重大活动档案的管理，市档案局开展了专项调研。

一、当前我市重大活动档案管理的现状

（一）重大活动档案大量产生，但进馆数量较少。二十年来，我市重大决策、重大举措接连出台，重大活动相继主办，各级领导、各界名流纷纷来池视察、参观、访问。据不完全统计，全市符合重大活动范畴的重大活动有1000多项，其中来池视察的党和国家领导人20余人次，省部级领导100余人次，市领导重大公务活动300余次，重点建设项目近200项，举办重大的政治经济、科技、文化、宗教与公益活动以及处置重大突发事件等近500项。随着重大活动的主办，产生了大量重大活动档案，其数量在10000卷（件）以上。但这些档案大都未能接收进市档案馆保存，目前市档案馆只多方征集到江泽民、朱镕基、温家宝、姚依林等党和国家领导人来池视察照片1000余张，江泽民、温家宝来池录像素材带各二盘，其中温家宝总理来池录像素材带是市政府分管领导在北京公务期间专程到新华社征集并移交市档案馆的。

（二）重大活动档案形成部门众多，管理不成系统。重大活动涉及的部门众多，每个部门都有可能组织举办重大活动；就某一项重大活动而言，往往有主办单位、协办单位，还有电视台众多参与单位。每个形成单位都只保存着某项重大活动档案的一部分，导致重大活动档案的有机联系被割裂，不能形成档案实体的系统化管理，给档案的安全和利用带来隐患与不便。

（三）重大活动档案保管现状堪忧。我市重大活动档案没能做到集中统一管理，呈多头、分散、无序状况，档案的保管现状不容乐观。音像（包括照片、录音带、录像带等）档案损毁严重，重大活动的照片基本散存在摄影人员手中，未能及时收集整理移交，有些数码照片随意存放在电脑里，随着电脑的淘汰而丢失，重大活动原始素材录音、录像带，有关部门在剪接制作成新闻片后不久，为节约成本，素材带原始内容基本被清空再利用了，造成原始档案的损毁。一些单位音像档案保管条件不达标，又无档案专业技术人员进行管理，时间一长，部分档案也自然损毁了。我市早期主办的一些重大活动的音像档案多数已无档可查了；实物档案管理无序，重大活动中的重要纪念品、礼品、字画等实物档案未能做到件件登记、移交，一些单位将这些重要物品随意丢放杂物库，有些已丢失，如大王洞开发时请政要、名家书写的珍贵字画档案早已不知去向。如不采取措施，新近产生的重大活动档案亦会步其后尘而丢失。加强和规范重大活动档案管理已刻不容缓。

二、造成档案管理无序现状的主要原因

（一）管理工作体制机制不完善。重大活动档案管理中存在以上问题的主要原因是档案管理工作体制机制的不完善。从体制上看，我省及市本级还没有出台专门的管理办法来规范重大活动档案的管理行为，档案在形成单位保管20年后才向档案馆移交的一刀切的管理体制，易造成档案的丢失损毁。从机制上看，重大活动主办、承办、协办单位收集、整理、移交档案以及档案行政主管部门参与重大活动的机制未建立，导致档案部门没法及时对重大活动档案的形成、整理、移交等工作进行指导，重大活动档案游离于档案行政主管部门的监管之外，造成档案散乱与丢失。

（二）档案管理意识不到位。一些重大活动主办单位只重视重大活动的筹备与举办，忽视档案也是重大活动的重要组成部分，往往一办了之，在意识上未能认识到重大活动档案对一个地方有着重大而长远的特殊作用。

三、对重大活动档案规范管理的几点建议

解决我市目前重大活动档案管理工作中存在的问题，当务之急是尽快制定并出台《池州市重大活动档案管理办法》，界定重大活动及其档案收集的范围，明确重大活动主办、承办、协办单位与档案行政主管部门的职责，做到规范管理。建议建立以下工作机制：

（一）重大活动主办单位应安排市档案行政主管部门参与筹办，了解重大活动的进程与具体监督指导重大活动文件材料的形成、收集、整理和归档工作。

（二）重大活动主办单位应制定活动档案收集、整理、移交工作方案，明确活动档案管理工作机构和人员，落实相应保障措施。

（三）规定主办单位必须在重大活动结束一定期限内向市档案馆移交文件材料齐全完整、整理规范的档案原件。

（四）形成一套科学管理重大活动档案收集、整理、归档和移交进馆工作考核与奖惩机制。

（五）健全确保重大活动档案安全保管的财政保障机制。