对军休干部档案管理的几点思考

作者：陆庆华（池州市军队离退休干部管理服务中心，安徽 池州 247000）

[摘要]军休档案信息资源能很好地促进军休管理服务工作，怎样才能做好军休干部档案的管理工作呢？一要提高对档案工作的认识，加强组织领导；二要制定军休档案规范、标准，健全管理制度；三要优化管理手段，实行管理信息化；四要定期培训管理人员，加强建设管理能力；五要充分利用军休干部档案信息，发挥其服务功能。

[关键词] 军休档案；制度；信息化；服务功能

接收安置军队离退休干部，切实落实其政治待遇和生活待遇，是军队离退休干部管理服务部门服务军队和国防建设的重要工作职责。在接收安置工作中，军休干部档案的接收和管理是一个重要的环节，但当前不少军休单位的军休干部档案管理工作还不够规范，这不利于运用档案信息资源促进军休管理服务工作。如何做好军休干部档案的管理呢？以下是笔者的几点思考。

一、要提高对档案工作的认识，加强组织领导

有的军休单位对档案工作的重要性认识不够，管理不善。首先是单位领导的档案管理意识淡薄，认为只要接受了军休干部的资料，并将它保存好，不丢失、不泄密，能应付内部调阅就行了，因而在人力、物力等方面的投入不足，档案管理人员的配备、硬件设施的添置以及日常管理等，都未给予应有的重视。其次，档案管理制度不健全，工作流程不规范，管理手段比较落后，信息化程度不高。有的单位没有制定档案收集、归档的具体规范和措施，对档案的整理、调阅和查访，仍处于手工操作的原始状态，没有运用现代化的科学手段，速度慢，效率低。再次，档案管理人员的素质不高。档案管理的专业性和技术性都比较强，这就要求档案管理人员必须要有较高的专业素质。然而实际上，不少单位的档案管理人员素质并不高，有的是并不真正懂行的非专业人员，有的虽出身档案专业但身兼数职，疲于应付日常事务。凡此种种，都影响了档案的管理质量和使用效率。

所以，提高对档案工作的认识是军休单位亟待解决的问题。军休单位领导要真正提高思想认识，高度重视档案管理工作，切实加强组织领导。要定期对档案管理工作进行检查、指导和督促，处理协调档案建设和管理中遇到的各种问题。要健全管理制度，推进档案管理工作的制度化、规范化；要加大对档案管理工作人力、物力的投入，优化管理手段；要定期培训档案管理人员，建立考核、监督机制。

二、要制定军休档案规范、标准，健全管理制度

做好军休干部档案管理工作，首先要有科学的业务规范和标准，这些规范标准既要体现军休档案的特点，又要符合档案管理的基本原则。其次要制定军休干部档案管理制度，要以健全的制度来规范档案工作行为，保证管理质量，使军休干部档案管理工作制度化、规范化。档案管理规章制度不仅要内容全面、结构完整、自成体系，而且要有合理性、科学性和可操作性。规章制度的制定要结合军休单位工作的特点和档案工作实际，要适应单位档案管理的需要。而实现军休干部档案管理制度化的根本是必须依法治档，要建立一整套适合军休档案管理特点的法律法规，使军休干部档案管理工作有法可依。

档案接受审定是军休干部档案由部队转入地方，再次建设和管理的第一步，所以首先就要制定档案接受审定制度。档案交接工作是各级军休接收单位接收军休干部的重要环节，军休干部档案记录了老同志一生的功绩，既是接收安置的依据，也是为其落实政治待遇和经济待遇的凭证。在接收过程中，档案工作人员要以高度的政治责任感和良好的服务意识，接受并审核军休干部档案。军休干部档案往往时间跨度长、地域跨度大，档案材料中易出现前后内容不符等现象。档案管理人员在审档时必须严格把关，特别是关系到界定移交干部军龄、党龄的材料，立功受奖、任职晋衔的材料，必须齐全，且内容完整。否则，会给军休服务管理工作留下隐患，在落实军休干部的待遇时与老同志产生分歧。只有以严格的制度来约束管理者，才能使档案的接受和审核工作做到认真细致不出差错。军休干部档案管理制度除了档案接受审定制度外，还可以制定档案收集整理归档制度、档案保管保密制度、档案查阅利用制度，还有档案管理人员岗位责任制度、考核制度等。

三、要优化管理手段，实行管理信息化

当前不少军休单位档案管理还是采用传统的方法和手段，如纸质保存，手

工编辑、检索，在其它领域广泛采用的无纸化档案查阅、统计、检索和保存的管理方式，未能普遍实施。这既不利于档案的建设和保管，又影响了档案快捷、准确地为军休干部管理提供信息服务的效能。在现代信息技术发达的今天，档案信息数字化也是军休档案管理的必由之路。“与传统的档案信息多存储于纸质、磁带、底片、缩微胶片等介质上不同,档案数字化就是利用多媒体、数据库、数据压缩、高速扫描、光盘存贮等技术手段，将纸质、磁带、缩微胶片等传统介质上的档案信息转化为计算机可以识别和处理的数字化信息,并存储在计算机存储设备中,目的是实现快速检索,提高档案信息的利用率和提供远程信息服务。”^[1]要使军休档案最大限度地发挥作用，也必须应用先进的科学技术手段，将档案资料完整地输入计算机，通过相应的技术处理，使其变成数据资料，实现从传统的纸质档案实体保管向信息化电子档案数据存储的转变。同时要充分利用计算机网络技术，对不在保密范围内的档案资料，实行网上资源共享。这样才能提高工作效率和档案的利用效率，并延长档案的保存期限。所以，军休部门应该积极探索传统档案管理同现代信息管理接轨的方式，自觉地学习并运用现代信息技术，实现军休干部档案管理信息化，使之进入现代化管理的行列。

档案信息数字化必须有一个完善的软、硬件技术环境，首先要配置硬件，如计算机、终端服务器、交换器、调制解调器、缩微机、扫描仪和刻录机等等，这些硬件设备资金投入较大，军休部门要从长远出发，克服资金困难，有计划有步骤地配置微机硬件，更新网络设备，添置安全设施，最大限度地建设档案的硬件环境。在软件方面，要开发建设一套有关档案数字化管理的软件，如档案全文扫描体系，将室藏档案原件输入计算机，转化为数字影像文件存储起来；档案信息检索系统，能进行档案全文检索、调阅；信息安全保障体系，以防黑客入侵、计算机病毒、保密信息泄露等。

四、要定期培训管理人员，加强建设管理能力

军休干部档案建设和管理是一项具有较强的专业性、政治性并要与时俱进的工作，因此要不断提高档案管理人员的素质。军休档案工作人员要热爱档案事业，安于本职工作，要具备文书学、档案管理学等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关方针政策和档案法规，具有比较扎实的档案工作技能。由于档案学与相关学科的渗透日益加强，档案工作者还要学习和掌握相关学科知识。随着军休干部档案管理的电子化、网络化，军休干部档案管理人员还要掌握现代化管理知识，必须掌握网络等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。所以，

军休干部档案工作人员要有计划、有步骤、有针对性地接受多种形式的教育、培训和指导，尤其是各级档案行政部门定期举办的档案业务培训，系统地学习和掌握军休干部档案业务的知识和技能，不断加强军休干部档案建设和管理能力，增强对军休档案现代化管理的适应性。

五、要充分利用军休干部档案信息，发挥其服务功能

建设和管理军休档案的最终目的是要发挥它的服务功能，这种服务功能主要有内、外两个方面，对内要服务于军休干部，对外要服务于社会。“要利用军休干部档案资源打造军休文化，实现军休干部由安度晚年向欢度晚年转变，促进军休家庭和谐、军休家园和谐以及社会和谐。”^[2]

军休干部档案服务军休干部生活最明显的例子是健康信息档案。在军休管理服务中，关注军休干部的身体状况，为他们建立健康信息档案是一项非常重要的工作。健康信息档案的内容主要包括军休干部的个人生活习惯、历次体检结果、既往病史和诊治情况等等。这些档案提供了翔实的病案资料，能让军休工作人员掌握军休干部的身体健康状况，为保障军休干部的身体健康做好服务，确保他们的医疗待遇得到落实。军休干部的另外一种重要档案信息资源——回忆录，也能为服务军休干部生活发挥重要作用。鼓励军休干积极撰写回忆录，既发挥了他们的特长，丰富了他们的文化生活，又能反映军休干部群体的形象，增强社会各界对军休工作的了解和支持。另外，这些将来成为军休档案的回忆录，还能发挥其服务社会的功能，它能把军休干部的人格修养和部队的优良传统，带到社区、学校，为精神文明建设和社会发展作出贡献。当然，要想充分发挥军休档案服务社会的功能，还要求我们转变观念，“要从重管理、轻利用和传统模式中解脱出来，变‘封闭型’为‘开放型’，主动面向信息时代的主战场，把军休档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。”^[3]

总之，军队离退休干部的档案，是很宝贵的信息资源，加强军休干部档案的管理是军休管理服务工作的重要组成部分，是充分利用军休干部档案资源，提升军休管理服务质量的需要。

参考文献：

[1]李素萍.档案管理中信息网络平台建设的几点思考[J].河南工业大学学报，2009（3）.

[2]闫霜，李民.军休干部档案管理之我见[J].黑龙江档案，2009（6）.

[3]姜艳.军休档案管理与开发[J].社科纵横，2010，25（12）.

（本文原载于《阜阳职业技术学院学报》2012年第1期）